Point étape du vendredi 19 février
Qu'il serait sage d'intituler ... "Tout vient à point à qui sait attendre" ... !
Alors en quelques mots, nous sommes à la tête d'une véritable usine à gaz et nous faisons vraiment de notre mieux pour gérer les suites de la vente du we dernier. Je vous explique juste comment nous travaillons depuis une semaine pour essayer de gérer cela au mieux :
- 3600 mails sont arrivés samedi, en quelques heures. Nous devons donc les ouvrir un par un pour savoir s'ils contiennent le nom de celui ou celle qui a remporté l'article concerné en verifiant à chaque fois la date, l'heure du message et son "classement" dans la liste des commentaires. Comme une fois sur deux vous avez écrit deux voir trois commentaires par article pour rajouter le numéro de l'article ou le mode de réglement ... c'est juste un peu consommateur de temps
- Une fois repérés, ils sont classés dans deux dossiers, pour "traitement", en fonction du mode de reglement, chèque ou pay pal.
- Au fur et à mesure, nous vous envoyons un mail pour organiser le reglement. Mais comme une fois sur deux vous nous signlez avoir effectué plusieurs achats ... il faut que nous retrouvions les articles concernés car effectivement c'est plus simple de regler en une seule fois. Là aussi c'est long. Et quand c'est un reglement par paypal, là encore, très souvent, le mail communiqué n'est pas celui du compte paypal, la procédure est donc doublée.
- Je reçois les réglements par chèque (j'en ai déjà reçu une centaine). Il faut les ouvrir, compléter l'adresse sur notre fichier excel. Et par pay pal idem, completer aussi l'adresse de livraison sur le fichier excel. Il y a déjà près de 2000 euros versés sur le compte.
-Ensuite, nous devons faire un mail à la créatrice pour lui communiquer l'adresse de livraison.
- Ensuite, vous recevrez vos achats solidaires.
Toutes ces étapes, que nous devrons répeter 920 fois au bas mots sont une à une notées dans notre fichier de suivi qui comporte autant de lignes que d'articles soit plus de 920 et pour chaque ligne, la ref de l'article, le prix, le mail de la créatrice, celui de l'acheteur, le mode de réglement, si le reglement a été demandé, effectué, l'adresse de livraison , si la créatrice a été prévenu pour envoi et si l'article a bien été receptionné.
Cette vente a été un succès, vraiment et je ne souhaite surtout pas donner l'impression de me plaindre. Notre système n'est peut être pas le meilleur en terme de gestion de la vente mais je n'imaginais pas que tout ça prendrait une telle ampleur. Il nous faut juste un peu de temps pour pouvoir faire les choses correctement, le plus intelligement possible. Croyez bien tout notre entoushiasme à gérer ce projet, notre motivation pour le faire de la façon la plus transparente et la plus efficace possible. Mais j'y passe déjà plus de 5h par jour ... accessoirement, j'ai aussi ma famille, un boulot ... et tout le reste de l'équipe aussi.
Soyez rassurées sur le fait que vos achats vous parviendront, que l'argent récolté ira à l'association. Merci aussi aux créatrices qui sont attendent notre feux vert pour envoyer leurs créations. Je suis désolée si le temps vous parait long ... à nous il nous semble si court !
Merci donc de votre patience et de votre confiance de votre compréhension ;).
Peggy, Nathalie, Caro, Steph et Clem.
ps : ce soir c'est les vacances scolaires qui démarrent à Paris .. je m'échappe donc 3 jours gloups ... une pause avant de mieux repartir ;))
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